Die absoluten Digital-Basics

Photonic Codes GmbH

16 Mai 2025 • Lesezeit: 5 Min.

Mit welchen Business-Tools jeder Unternehmer heute starten sollte

„Digitalisierung fängt nicht mit einem Mammut-Projekt an, sondern mit den Basiswerkzeugen, die jeden Tag Arbeit sparen.“
– Christian Wiegand

Quasi alle mittelständischen Betriebe (50 – 250 Mitarbeiter) besitzen Smartphone, WLAN und E-Mail. Doch Excel-Silos, Stift und Papier oder Notlösungen bremsen Prozesse oft noch aus. Die gute Nachricht: Es gibt eine kostenlose oder extrem günstige Grund-Software, die jedes Unternehmen heute nutzen kann – ohne monatelange Projekte oder versteckte Lizenzkosten.

Seit 2019 unterstützt die Photonic Codes GmbH Geschäftsführer, IT-Leiter und Serviceleiter mittelständischer Unternehmen bei genau diesem ersten Schritt in die digitale Welt. Nachfolgend stellen wird einmal die grundlegenden Programme vor, die wirklich jedes Unternehmen haben sollte.

1. Kommunikation & Zusammenarbeit – Google Workspace / Microsoft 365 Basic

Jedes Unternehmen braucht verlässliche Kommunikation – intern und extern. Wer noch mit privaten E-Mail-Adressen arbeitet oder Dokumente per Anhang versendet, verschenkt Vertrauen und Effizienz. Mit Tools wie Google Workspace oder Microsoft 365 kannst du:

professionelle E-Mail-Adressen unter deiner Domain nutzen (z. B. vorname@firmenname.de),
Dokumente, Tabellen und Präsentationen gemeinsam in Echtzeit bearbeiten,
Kalender und Kontakte über das gesamte Team hinweg synchronisieren.
Tipp: Nutze eigene Domain für professionelle Außenwirkung.
Kosten: Ab 0 € (private Accounts) bzw. ca. 5 €/Nutzer/Monat geschäftlich.

Die Einstiegskosten sind gering, die Wirkung enorm: Klarere Strukturen, weniger Rückfragen, und ein digitales Fundament, das skalierbar bleibt. Und wer gar kein Budget hat: Die private G-Suite von Google geht als Einstieg auch.

2. Kundenmanagement – Open-Source CRM (SuiteCRM, Odoo Community)

Viele Unternehmen behalten Kundenkontakte, Anfragen oder Angebote in Excel oder im Kopf. Das führt schnell zu verpassten Chancen, Chaos im Vertrieb und einem Mangel an Nachverfolgbarkeit.

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) schafft hier Abhilfe: Es speichert strukturierte Kundendaten, unterstützt bei der Leadbearbeitung und ermöglicht systematisches Nachfassen. Ein "Lead" ist ein Person, die man kontaktieren kann, weil man die Kontaktdaten hat.

Leads, Angebote und Support-Tickets an einem Ort.
Nahtlos erweiterbar bis hin zu ERP-Funktionen (z. B. Odoo).
Self-Hosting möglich ⇒ 0 € Lizenzkosten, volle Datenhoheit.

SuiteCRM oder die Community-Version von Odoo bieten all das – ohne Lizenzkosten. Wer will, kann es selbst auf seinem Server betreiben und hat damit die volle Kontrolle über die Daten. Oder man startet auf unserem Server – auch das richten wir auf Wunsch ein.

3. Online-Auftritt – Website-Builder + Canva

„Die Website ist Ihr digitaler Vertriebsmitarbeiter. Geben Sie ihm die passenden Werkzeuge.“

Eine professionelle Website ist heute kein Nice-to-have mehr – sie ist Vertrauensanker, Vertriebskanal und Bewerbungsplattform zugleich. Doch nicht jedes Unternehmen will gleich eine Agentur beauftragen.

Website-Builder (z. B. Webflow, Google Sites, WordPress.com): Drag-and-Drop, Vorlagen die auf allen Geräten gut aussehen.
Canva: Grafiken, LinkedIn-Posts, Präsentationen – ohne Agentur.

Mit Website-Buildern wie Webflow, WordPress.com oder carrd.co lässt sich in wenigen Stunden ein erster digitaler Auftritt bauen – responsive, sauber, sicher. Kombiniert mit Canva entsteht Content im passenden Design: von Social Media Posts bis zu Präsentationen.

Der Vorteil: Jeder im Team kann mitarbeiten, ohne Vorkenntnisse in Design oder HTML.

4. Wissen & Projekte – Notion oder AppFlowy

Wissen ist oft über viele Orte verstreut: E-Mails, persönliche Notizen, lose Word-Dokumente. Das führt zu Reibungsverlusten – besonders beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder in der Projektarbeit.

Typische Einsatzszenarien:

Zentraler Wissensspeicher (z. B. „Wie läuft die Urlaubsplanung?“),
Projekt-Boards mit Aufgabenstatus,
strukturierte Checklisten und Prozesse.

Das Tool Notion z.B. vereint Wissensdatenbank, Projektmanagement und Dokumentation in einem Tool. Es ist intuitiv, flexibel und in der Grundversion kostenlos. Wer Wert auf Datenschutz legt, kann mit AppFlowy eine Alternative nutzen, die man auf dem eigenen Server installieren kann.

5. Automatisierung & Integration

Viele Aufgaben im Alltag wiederholen sich: E-Mails weiterleiten, neue Kontakte manuell ins CRM übertragen, Daten von A nach B kopieren. Das kostet Zeit – und ist fehleranfällig.

n8n und Activepieces sind visuelle Automatisierungs-Tools. Per Drag-and-Drop lassen sich Workflows aufbauen, z. B.:

Wenn ein Kontaktformular ausgefüllt wird → automatisch ein neuer Kontakt im CRM,
Wenn eine Rechnung geschrieben wird → automatische Archivierung und Chat-Benachrichtigung.
Spart repetitive Handgriffe und verknüpft Insellösungen.

Die Tools sind frei verfügbar, datensparsam und deutlich flexibler als klassische Cloud-Dienste wie Zapier. Und sie lassen sich einfach auf dem eigenen Server betreiben.

6. Terminbuchung & Meetings – Cal.com

Wer kennt’s nicht: endlose E-Mail-Ketten, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Das kostet Nerven – und wirkt unprofessionell.

Cal.com oder Calendly sind Lösungen zur Online-Terminbuchung. Kunden oder Geschäftspartner können direkt in deinem Kalender verfügbare Zeiten auswählen. Erinnerungen per E-Mail oder SMS sind inklusive.

Kunden buchen selbstständig freie Zeitfenster.
Automatische Erinnerungen reduzieren diejenigen, die später zum Termin nicht erscheinen.
Verknüpfbar und Abgleich mit Google Kalender & MS Outlook.

Besonders geeignet für Beratungen, Serviceeinsätze oder Bewerbungsgespräche.

Bonus: Vorbereitende Buchhaltung

Auch wenn die Steuerberatung extern bleibt: Wer Rechnungen, Belege und Zahlungsstatus sauber dokumentiert, spart Geld – und vermeidet Rückfragen.

Tools wie sevDesk (in der kostenlosen Testversion) oder Lexoffice ermöglichen:

Erstellung von Rechnungen & Angeboten,
Scan und Ablage von Belegen,
einfache Reports und Export fürs Steuerbüro.

Damit kann jeder Betrieb die vorbereitende Buchhaltung selbst erledigen – ganz ohne Buchhaltungskenntnisse.

sevDesk Free oder Lexoffice Testplan für Ausgangsrechnungen & Belege.
Exporte für den Steuerberater reduzieren Rückfragen.

Fazit

Die hier vorgestellten Tools bilden die digitale Basis-Ausrüstung für jeden Betrieb – egal ob Handwerksunternehmen, Maschinenbauer oder Dienstleister. Zusammen decken sie absoluten Basics der Geschäftsprozesse ab.

Mit dieser Kombination transformierst du Abläufe, ohne dich finanziell zu übernehmen. Die meisten Funktionen sind in der Basisversion komplett kostenfrei.

Photonic Codes richtet diese Tools kostenlos für dich ein:

Erstgespräch – wir prüfen, welche Module zu deinem Geschäftsmodell passen.
Einrichtung & Schulung – auf deinem oder unserem Server
30-Tage-Praxistest – alles unverbindlich ausprobieren.
Betrieb – gefällt es dir, berechnen wir lediglich eine kleine Pauschale, die die Betriebskosten deckt. Eigenhosting? 👉 Keine laufenden Kosten.

Starte jetzt – buche dein kostenloses Beratungsgespräch und bring dein Unternehmen in weniger als einer Woche auf's nächste digitale Level.

Autor:

Christian Wiegand, Geschäftsführender Gesellschafter der Photonic Codes GmbH