Vom Papierstapel zur Web-App: Wie die KS Finanz GmbH ihre Immobilien-Datenerfassung digitalisiert hat

Was tun, wenn jahrzehntealte Prozesse den Arbeitsalltag bremsen?
Die KS Finanz GmbH – die Immobilien-Tochter der Kasseler Sparkasse – stand genau vor dieser Herausforderung. Jährlich erstellt das Unternehmen im Rahmen seiner IVD-Mitgliedschaft einen Immobilienpreisspiegel für die Region Nordhessen. Bisher basierte dieser auf handschriftlich ausgefüllten und per Fax oder PDF eingesandten Formularen. Der Aufwand war enorm, die Datenqualität schwankte – und die Nachbearbeitung kostete viel Zeit.

Gemeinsam mit Photonic Codes wurde dieser analoge Prozess in wenigen Wochen durch eine leistungsfähige Webanwendung ersetzt.

Die Herausforderung

Makler in der Region liefern Verkaufsdaten zu Häusern, Eigentumswohnungen und Grundstücken – geordnet nach Lage und Qualität der Wohnlage. Diese Informationen bilden die Basis für einen regionalen Preisspiegel, der unter anderem auch dem Immobilienverband Hessen zur Verfügung gestellt wird.

Das Problem:

• Unterschiedliche Formate (Papier, PDF, Excel)
• Keine einheitlichen Pflichtfelder
• Keine zentrale Erfassung
• Aufwändige manuelle Auswertung

Die Lösung: Eine maßgeschneiderte Web-App

Photonic Codes hat eine browserbasierte Anwendung entwickelt, die genau auf diesen Prozess zugeschnitten ist:

• Sammelerfassungsmaske:
  Makler können ihre Transaktionen gesammelt einmal jährlich erfassen – auf vier Kennzahlen reduziert: Objekttyp, Lage, Preis-Spanne und Anzahl.
• Einzelerfassung:
  Für unterjährige Meldungen steht ein intuitives Formular mit Reitern zur Verfügung – vergleichbar mit einem strukturierten Online-Formularsystem.
• Automatisierte Auswertung:
  Alle Daten werden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt, Mittelwerte berechnet und als Excel-Datei exportierbar gemacht – strukturiert, prüfbar und standardisiert.
• Ergebnis: Ein vollständig digitaler Preisspiegel.
  Die Struktur entspricht exakt dem bisher genutzten PDF-Layout, sodass der Übergang für interne und externe Beteiligte reibungslos erfolgte.

Der Effekt

Die Vorteile aus Sicht von Marc Finke, Vertreter des Vorstands der Kasseler Sparkasse und Geschäftsführer der KS Finanz GmbH:

„Früher wurden uns ausgefüllte PDFs per Fax geschickt – heute erfassen Makler ihre Daten online in einheitlicher Qualität. Wir sparen Zeit, sichern unsere Datenqualität und können effizient auswerten.“

Die Web-App ersetzt nicht nur die manuelle Zettelwirtschaft, sondern schafft echten Mehrwert:

• Weniger Rückfragen
• Höhere Datenqualität
• Deutlich weniger Aufwand für die Jahresauswertung
• Erweiterbarkeit für weitere Regionen oder Objektarten

Fazit: Digitalisierung, die wirkt

Was hier entstanden ist, zeigt, was moderne Webentwicklung heute leisten kann – wenn sie gezielt an der Realität des Mittelstands ansetzt. Keine generische Plattform, sondern eine Lösung, die passgenau für den konkreten Prozess gebaut wurde.

Die Zusammenarbeit mit der KS Finanz GmbH steht exemplarisch für unser Ziel bei Photonic Codes:
Analoge Prozesse in effiziente digitale Lösungen zu verwandeln – mit klaren Standards, einfacher Bedienung und echtem Mehrwert.

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